Ben jij een ervaren interim secretaresse met uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail? Dan zijn wij op zoek naar jou om het team van mijn klant te ondersteunen!
Wat ga je doen?
Bij mijn opdrachtgever streven ze naar een optimaal georganiseerde werkindeling om de COO MT leden de best mogelijke service te bieden. Als secretaresse van de COO MT draag je hieraan bij door:
- Het maken van agenda-afspraken voor de gehele COO MT opdat effectiviteit in werkindeling kan worden geoptimaliseerd.
- Het op orde houden van agendabeheer van de MT leden en de (digitale) archivering zodat informatie en documentatie actueel en toegankelijk zijn.
- Het verbeteren van tekstkwaliteit voor en realiseren van de distributie van stukken opdat kwaliteit van de stukken wordt geoptimaliseerd.
- Het leveren van administratieve diensten (notulen vergaderingen, correspondentie, goedkeuren van urenverantwoording en verlofregistratie (TimeTell), handboeken etc.)
- Het organiseren van bijeenkomsten voor de leidinggevenden in de COO kolom.
Jouw werkplek
Mijn opdrachtgever heeft een Executive Committee (ExCo) bestaande uit een Chief Executive Officer, Chief Financial Officer, Chief Risk Officer, Chief Commercial Officer en Chief Operating Officer. In de afgelopen periode heeft mijn opdrachtgever het COO-domein heringericht, zodat het nu bestaat uit vijf functionele afdelingen met onderliggende teams; totaal circa 200 fte. Dit passend bij de corporate strategie van deze organisatie, waarbij het gedreven zijn door maatschappelijke impact, de drijfveer is.
Deze vijf afdelingen, die ieder worden geleid door een hoofd, zijn:
- Architectuur & Data
- Cloud & Infrastructuur
- IT Delivery
- IT Security
- Control & Support
Wat vragen we van jou
Als succesvolle kandidaat ben je iemand die zich thuis voelt in een dynamische IT werkomgeving en beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden. Daarnaast ben je proactief, resultaatgericht en heb je een hoge mate van verantwoordelijkheidsgevoel.
Om deze functie goed te kunnen invullen vragen wij het volgende:
- Je beschikt over ruime ervaring met secretariële ondersteuning
- Je hebt ervaring met financiële administratie.
- Je bent bekend met IT-processen.
- Je bent nauwkeurig en kritisch
- Je beschikt over sterke sociale vaardigheden
- Je hebt uitstekende uitdrukkingsvaardigheid voor het formuleren van verslagen.
- Je weet problemen te voorkomen en lost ze op waar ze zich voordoen
- Je weet tekstfouten in stukken te herkennen.
- Je bent in staat om snel te schakelen
Interesse?
Spreekt deze rol jou aan? Ik ontvang dan graag jouw cv en motivatie. Voor meer informatie over de vacature, mail naar patricia@himanagement.nl. Ook ben ik te bereiken op 0630400141.